Memvalidasi Ketetapan Diagram REA Terintegrasi
Bab 17 menyajikan tiga prinsip menggambarkan diagram REA untuk siklus bisnis individual; pembahasan sebelumnya untuk mengombinasikan diagram tersebut ke dalam sebuah model tunggal, komprehensif, dan keseluruhan perusahaan dengan menambahkan tiga aturan lagi. Oleh karena itu, tergambar secara tepat bahwa diagram REA terintegrasi harus memenuhi enam aturan ini:
1. Setiap peristiwa harus ditautkan setidaknya ke satu sumber daya
2. Setiap peristiwa harus ditautkan ke dua agen yang berpartisipasi dalam peristiwa tersebut
3. Setiap peristiwa harus melibatkan pelepasan sumber daya yang harus ditautkan ke sebuah peristiwa yang melibatkan perolehan sumber daya
4. Setiap peristiwa harus ditautkan setidaknya ke satu peristiwa yang menaikkan sumber daya tersebut dan setidaknya ke satu peristiwa yang menurunkan sumber daya tersebut.
5. Peristiwa A dapat ditautkan ke lebih dari satu peristiwa lainnya, tetapi tidak dapat ditautkan secara bersamaan ke seluruh peristiwa lain tersebut, kemudian diagram REA harus menunjukkan bahwa peristiwa A ditautkan ke minimum 0 atas masing-masing dari peristiwa lain tersebut
6. Setiap peristiwa harus ditautkan ke salah satu dari kelompok agen, tetapi tidak dapat ditautkan secara bersamaan ke seluruh agen, kemudian diagram REA harus menunjukan bahwa peristiwa tersebut ditautkan ke minimum 0 atas masing-masing dari agen tersebut.
A. Proses Desain Database
Di dalam proses desain database terdapat enam langkah dasar, yaitu :
- Tahap pertama
Tahapan ini terdiri dari perencanaan awal untuk menetapkan kebutuhan dan kelayakan pengembangan sistem baru. Pada tahapan ini biasanya mencakup kelayakan pada bidang ekonomi dan teknologi.
- Tahap kedua
Tahapan ini mencakup identifikasi kebutuhan informasi para pemakai, menetapkan lingkup sistem baru yang diajukan, serta menggunakan informasi yang berkaitan dengan perkiraan jumlah pemakai dan volume transaksi. Yang tujuannya untuk membantu anada membuat keputusan awal mengenai persyaratan hardware dan software.
- Tahap ketiga
Tahapan ini mencakup pengembangan berbagai skema berbeda untuk sistem yang baru pada tingkat konseptual,eksternal,dan internal.
- Tahap keempat
Tahapan ini mencakup penerjemahan skema tingkat internal ke stuktur database sesungguhnya yang mampu diimplementasikan kedalam sistem yang baru tersebut.
- Tahap kelima
Tahapan ini merupakan implementasi mencakup seluruh aktivitas yang berhubungan dengan mentransfer data dari sistem sebelumnya kedatabase SIA yang baru, menguji sistem yang baru dan melatih para pegawai mengenai cara pengunaannya.
- Tahap keenam
Tahapan ini berkaitan dengan pengunaan dan pemeliharaan sistem yang baru.
Para akuntan seharusnya dapat berpartisipasi dalam seluruh tahapan proses desain database walaupun, tingkat keterlibatan mereka dalam setiap saat akan bervariasi. Pada tahap perencanaan, akuntan hanya akan menyediakan informasi yang digunakaan untuk mengevaluasi kelayakan proyek yang diajukan serta mereka akan terlibat dalam membuat keputusan mengenai hal tersebut.
Di dalam analisis mengenai persyaratan dan tahap desain, akuntan akan berpartisipasi dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai, mengembangkan skema logis, mendesian kamus data ( data dictionary ), serta menentukan pengendalian. Akuntan dengan keahlian SIA yang baik dapat berpartisipasi dalam tahap pengkodean ( coding ). Selama tahap implementasi, akuntan dapat membantu menguji keakuratan database yang baru tersebut dan program aplikasi yang akan menggunakan data tersebut. Terakhir, akuntan juga akan menggunakan sistem database untuk memproses transaksi bahkan, meraka terkadang akan membantu mengelolanya pula.
B. Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram - ERD)
Diagram hubungan entitas merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema database. Diagram ini disebut sebagai ERD karena diagram tersebut menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan dan hubungan antar entitas tersebut. Dan entitas sendiri merupakan segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi.
ERD tidak hanya akan menunjukkan isi dari suatu database tetapi secara grafis merupakan model suatu organisasi. Jadi, ERD dapat dipergunakan tidak hanya untuk mendesain database, tetapi juga untuk mendokumentasikan dan memahami database yang telah ada, serta berguna dalam mengubah secara total proses bisnis.
Elemen-elemen yang harus ada di dalam ERD, sebagai berikut :
a. Entity (Entitas)
Merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entitas ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang. Entitas ini memiliki dua tipe di dalamnya, yaitu :
1) Entitas kuat, merupakan entitas yang tidak memiliki ketergantungan dengan entitas lain
2) Entitas lemah, merupakan entitas yang kemunculannya tergantung pada keberadaan entitas lain pada suatu relasi.
Contoh :
v ERD mengenai Rumah Sakit maka, entitasnya adalah penjaga, perawat dan dokter.
b. Attribute (Atribut)
Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips. Terdapat lima jenis atribut yang perlu diketahui, yaitu :
1) Atribut Komposit, ialah suatu atribut yang tidak bias dipecah lagu menjadi atribut yang lebih kecil.
2) Atribut Atomic, ialah suatu atribut yang terdiri atas satu komponen tunggal dan tidak bias diuraikan lagi.
3) Single Valued Attribute, ialah suatu atribut yang hanya punya satu nilai untuk suatu entitas.
4) Multi Valued Attribute, ialah suatu atribut yang dapat terdiri dari sekumpulan nilai untuk entitas.
5) Atribut Derivatif, ialah atribut yang dihasilkan dari atribut lain yang tidak berasal dari satu entitas.
c. Relationship (Hubungan / Relasi)
Merupakan suatu hubungan alamiah yang terjadi antara satu atau lebih entitas.
Hubungan antara entitas menyangkut dua komponen yang menyatakan jalinan ikatan yang terjadi, yaitu :
1. Derajat Relasi atau Kardinalitas
Merupakan jumlah anggota entitas yang terdapat di dalam relasi yang terjadi. Pasangan antara anggota entitas A dan B dapat dilakukan sesuai dengan derajat hubungannya, yaitu :
a) Derajat Hubungan 1 :1 (One to one)
Setiap entitas pada himpunan entitas A hanya boleh berhubungan dengan satu entitas saja pada himpunan entitas B.
b) Derajat hubungan 1 : M (One to many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan lebih dari satu dari entitas pada himpunan entitas B tapi, entitas B hanya dapat berhubungna dengan satu entitas saja pada himpunan entitas B.
c) Derajat Hubungan M : N (Many to many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B dan sebaliknya.
2. Partisipasi Hubungan
Partisipasi hubungan menyatakan sifat keterlibatan tiap anggota entitas dalam relasi terjadinya hubungan.
C. Model Data REA (Resources, Data, Events)
Model data REA merupakan suatu alat pemodelan konseptual yangsecara khusus dipergunakan dalam desain database SIA yang digunakan sebagai alat pembuatan model konseptual yang fokus terhadap aspek semantik bisnis yang mendasari aktivitas rantai nilai suatu organisasi.
Model data REA akan memberikan struktur dalam dua cara dalam desain database, yaitu :
1) Dengan mengindentifikasi entitas apa yang seharusnya dimasukkan ke dalam database SIA
2) Dengan menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database tersebut.
Dalam model data REA ini akan mengkalisifikasikan entitas ke dalam tiga kategori, yaitu :
1. Sumber Daya (Resource)
Merupakan hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi. Contohnya : Kas, persediaan dan peralatan.
2. Kegiatan atau aktivitas bisnis (Event)
Merupakan berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian. Contohnya : kegiatan penjualan, kegiatan penerimaan kas
3. Pelaku (Agents)
Merupakan orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang informasinya ingin di dapatkan untuk tujuan perencanaan ,pengendalian dan evaluasi. Contohnya : pegawai dan pelanggan.
Pola Dasar REA (Basic REA Template) pada Model data REA akan menetapkan pola dasar tentang bagaimana ketiga jenis entitas (sumber daya, kegiatan dan pelaku) yang seharusnya berhubungan satu sama lain. Serta untuk setiap entitas kegiatan akan dihubungkan ke sebuah entitas sumber daya.
D. Membangun Diagram REA untuk Satu Siklus Transaksi
Membangun diagram REA untuk siklus transaksi tertentu terdiri dari empat langkah, yaitu :
- Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi yang mewakili hubungan dualitas dasar member untuk menerima, di dalam siklus tersebut. Hal ini berarti bahwa :
a) Pertukaran ekonomi dasar dalam siklus pendapatan melibatkan penjualan barang dagangan atau pelayanan, serta serangkaian penerimaan kas sebagai pembayaran dalam penjualan tersebut
b) Diagram REA untuk siklus pendapatan S&S dengan membuat entitas kegiatan penjualan dan penerimaan kas dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan dualitas ekonomi antara mereka, dalam bentuk wajik.
- Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Hal ini berarti bahwa :
v Ketika kegiatan yang menjadi pusat perhatian telah ditentukan maka, sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut perlu diidentifikasi.
v Kegiatan penjualan dapat diterjemahkan menjadi pemberian persediaan kepada pelanggan.
v Kegiatan penerimaan kas pun dapat diterjemahkan sebagai menerima kas dari pelanggan.
v Setelah menentukan sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan, langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi pelaku yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan tersebut.
v Paling tidak selalu terdapat satu pelaku internal (pegawai) dan di sebagian besar kondisi, seorang pelaku eksternal (pelanggan/ pemasok) yang terlibat dalam setiap kegiatan.
- Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut harus dipecah menjadi suatu kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan kegiatan pertukaran ekonomi. Hal ini berarti bahwa :
v Langkah ketiga dalam menggambar diagram REA adalah menganalisis kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut dapat dipecah menjadi sebuah kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan pertukaran.
v Jika, perlu mengganti kegiatan pertukaran ekonomi aslinya dengan rangkaian kegiatan komitmen maka, pertukaran ekonomi yang dihasilkan berasal dari pemecahan kegiatan tadi.
- Tetapkan kardinilitas (cardinalities) pada setiap hubungan. Hal ini berarti bahwa :
v Kardinalitas menunjukkan bagaimana perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya.
v Kardinalitas sering diungkapkan sebagai pasangan nomor di setiap entitas.
v Nomor pertama adalah kardinalitas minimum, dan nomor kedua adalah kardinalitas maksimum.
v Kardinalitas maksimum dari sebuah hubungan menunjukkan apakah setiap baris dalam entitas dapat dihubungkan lebih dari satu baris dalam entitas lainnya on the other side of the relationship.
v Kardinalitas maksimum dapat baik 1 atau N.
v Kardinalitas minimum 1 artinya bahwa setiap baris dalam tabel itu dapat dihubungkan ke hanya satu baris dalam tabel lainnya.
v Kardinal maksimum N artinya bahwa setiap baris dalam tabel itu bisa dihubungkan lebih dari satu baris dalam tabel lainnya
Dalam kardinilitas terdapat tiga jenis hubungan dasar hubungan antar entitas yang semuanya tergantung dari kardinilitas maksimum yang berhubungan dengan setiap entitas, yaitu :
- Hubungan satu ke satu (one to one relationship) Terjadi ketika kardinalitas minimum dan maksimum yang berhubungan dengan entitas kegiatan pada setiap hubungan pelaku kegiatan adalah satu (1)
- Hubungan satu ke banyak (one to many relationship) Terjadi ketika kardinilitas maksimum dari suatu entitas dalam hubungan adalah 1 dan kardinilitas maksimum entitas lainnya dalam hubungan tersebut adalah N.
- Hubungan banyak ke banyak (many to many relationship) Terjadi ketika kardinlitas maksimum kedua entitas dalam suatu entitas ke dalam suatu hubungan adalah N.
Di dalam aturan guna menspesifikasi kardinilitas dibagi menjadi tiga aturan, yaitu :
Ø Aturan Kardinilitas untuk Hubungan Pelaku Kegiatan (Agent Event relationship)
Ø Aturan Kardinilitas untuk Hubungan Sumber daya Kegiatan
Ø Aturan Kardinilitas untuk Hubungan Kegiatan – kegiatan ( Event - event Relationship)
E. Mengimplementasikan Diagram REA Dalam Database Relasional
Diagram REA ini dapat dipergunakan untuk mendesain database relasional yang terstruktur baik. Bahkan, untuk membuat suatu rangkaian tabel berdasarkan diagram REA secara otomatis akan menghasilkan database relasional yang terstruktur baik, tanpa adanya masalah anomali pembaruan (update), penyisipan data (insert), dan penghapusan (delete). Dalam mengimplementasikan diagram REA ke dalam database relasional melibatkan proses tiga tahap, yaitu :
1. Membuat sebuah table untuk setiap entitas berbeda dan untuk setiap hubungan banyak ke banyak (many to many)
2. Memberikan atribut ke table yang tepat
3. Menggunakan kunci luar (foreign key) untuk mengimplementasikan hubungan satu ke satu (one to one) dan hubungan satu ke banyak (one to many).
Implementasi Hubungan Satu ke Satu dan Satu ke Banyak
v Hubungan Satu ke Satu Di dalam database relasional, hubungan satu ke satu antara entitas dapat diimplementasikan dengan memasukkan kunci utama suatu entitas sebagai kunci luar dalam tabel yang mewakili entitas satunya.
v Hubungan Satu ke Banyak Dalam database relasional, hubungan satu ke banyak dapat diimplementasikan juga dalam relasi ke database dengan menggunakan kunci luar. Kunci utama dari entitas dengan kardinal maksimum (N) menjadi kunci luar dalam entitas dengan kardinal maksimum
F. Memadukan Diagram REA Antar Siklus
Untuk mendesain SIA yang dapat berfungsi, harus dikembangkan diagram REA untuk siklus tambahan dan kemudian memadukan diagram-diagram tersebut. Periksa kelengkapan dengan menguji apakah diagram tersebut memenuhi dua peraturan berikut ini :
Ø Setiap entitas sumber daya harus berhubungan dengan dua kegiatan arus stok salah satunya menambah sumber daya dan yang lainnya menguranginya
Ø Setiap kegiatan pertukaran ekonomi yang menambah sumber daya harus berhubungan dengan kegiatan pertukaran ekonomi yang mengurangi sumber daya hal tersebut disebut prinsip dualitas ekonomi
G. Menggunakan Diagram REA
Diagram REA secara khusus berguna untuk mendokumentasikan SIA tingkat lanjut yang menggunakan database. Karena kardinalitas dalam diagram REA menyediakan informasi mengenai praktik bisnis organisasi dan pola pertukaran ekonominya. Dengan beberapa ketentuan sebagai berikut :
Ø Nilai 0 minimum untuk penjualan mengindikasikan bahwa terjadi penjualan secara kredit.
Ø Nilai N maksimum untuk penjualan berarti bahwa pelanggan dapat membayar secara mencicil.
Pengunaan diagram REA untuk mengidentifikasi dalam tiga kategori entitas yaitu, sebagai berikut :
1) Menggunakan Diagram REA dalam Identifikasi Kegiatan Pertukaran Ekonomi
Selama menggambar diagram REA untuk suatu siklus transaksi, sangatlah berguna untuk membagi kertas yang digunakan dalam menggambar ke dalam tiga kolom, satu kolom untuk setiap jenis entitas dengan rincian, sebagai berikut :
Kolom kiri digunakan untuk sumber daya Kolom tengah digunakan untuk kegiatan Dan kolom kanan digunakan untuk pelaku
Pertukaran ekonomi dasar dalam siklus pendapatan melibatkan penjualan barang dagangan atau pelayanan, serta serangkaian penerimaan kas sebagai pembayaran dalam penjualan tersebut.
Diagram REA untuk siklus pendapatan S&S dengan membuat entitas kegiatan penjualan dan penerimaan kas dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan dualitas ekonomi antara mereka, dalam bentuk wajik.
2) Menggunakan Diagram REA dalam Identifikasi Sumber Daya Dan Pelaku
Ketika kegiatan yang menjadi pusat perhatian telah ditentukan, sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut perlu diidentifikasi.Kegiatan penjualan dapat diterjemahkan menjadi pemberian persediaan kepada pelanggan. Kegiatan penerimaan kas dapat diterjemahkan sebagai menerima kas dari pelanggan.
Setelah menentukan sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan, langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi pelaku yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan tersebut.Paling tidak akan selalu terdapat satu pelaku internal (pegawai) dan di sebagian besar kondisi, seorang pelaku eksternal (pelanggan/pemasok) yang terlibat dalam setiap kegiatan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar