chapter 22 " System Design, Implementation, and Operating "

Desain Sistem Konseptual

Dalam desain konseptual, pengembangan menciptakan sebuah rerangka umum untuk mengimplementasikan persyaratan pengguna dan mengatasi masalah-masalah yang diidentifikasi dalam fase analisis.

Desain Sistem Fisik

Selama desain fisik, persyaratan desain konseptual SIA yang luas dan berorientasi pengguna dijelaskan ke dalam spesifikasi mendetail yang digunakan untuk coding dan menguji program komputer.

Desain File dan Database

Data dalam berbagai unit perusahaan harus disimpan dalam format yang sesuai untuk membantu mencegah masalah yang AT&T hadapi; 23 unit bisnis, kumpulan sistem dan format data tidak kompatibel  yang campur aduk, dan ketidakmampuan untuk mengomunikasikan dan membagikan data dengan unit-unit lain.

Desian Input

Pertimbangan desain input termasuk jenis data apa yang akan menjadikan input dan metode input optimal.

Desain Formulir

Meskipun sistem berpindah dari dokumen kertas dan ke otomatisasi data sumber, desain formulir masih sebuah topik yang penting.

Desain Layar Komputer

Akan lebih efisien untuk memasukkan data secara langsung ke dalam komputer daripada ke dalam kertas untuk entri lanjutan. Layar masukan komputer paling efektif ketika prosedur-prosedur berikut diikuti:

·         Mengatur layar, sehingga data dapat dimasukkan dengan cepat, tepat,dan lengkap.

·         Memasukkan data dalam urutan yang sama seperti yang ditampilkan pada formulir kertas yang menyimpan data tersebut.

·         Mengelompokkan secara logis data terkait pada saat yang bersamaan. Melengkapi layar dari kiri ke kanan dan tas ke bawah.

·         Mendesain layar, sehingga para pengguna dapat melompat dari satu lokasi entri data ke lokasi lain atau menggunakan sebuah kunci tunggal untuk langsung pergi ke lokasi layar.

·         Mempermudah dalam memperbaiki kekeliruan.

·         Membatasi data atau nomor opsi menu pada sebuah layar untuk menghindari kekacauan.

Desain Program

Pengembangan program, salah satu aktivitas SDLC yang paling memakan waktu, terjadi dalam delapan langkah berikut. Langkah 1 adalah bagian dari fase analisis sistem.Langkah 2 dimulai dengan desain sistem konseptual dan mungkin berlanjut ke desain fisik. Sebagian besar langkah 3 dan 4 dilakukan selama desain sistem dan diselesaikan selama implementasi sistem. Langkah 5 dan 6  dimulai dengan desain sistem, namun sebagian besar pekerjaan dilakukan selama implementasi sistem. Langkah 7 dilakukan selama implementasi dan konversi sistem. Langkah 8 adalah bagian dari operasi dan pemeliharaan.

Implementasi Sistem

Implementasi sistem (systems implementation) adalah proses memasang perangkat keras dan perangkat lunak, sehingga SIA dapat menyala dan dijalankan.

Perencanaan Implementasi dan Persiapan Situs

Sebuah rencana implementasi (implementation plan) terdiri atas implementasi tugas, tanggal penyelesaian yang diinginkan, estimasi biaya, dan siapa yang akan bertanggung jawab terhadap masing-masing tugas. Rencana tersebut menspesifikasikan kapan proyek seharusnya selesai dan kapan SIA dijalankan.

Melengkapi Dokumentasi

Tiga jenis dokumentasi yang harus disiapkan untuk sistem baru.

·         Dokumen pengembangan. Dokumen ini termasuk sebuah deskripsi sistem; salinan tata letak output, input, serta file dan database; bagan alir program; hasil uji; dan formulir penerimaan pengguna.

·         Dokumentasi operasi. Termasuk jadwal pengoperasian; file dan database yang diakses; serta persyaratan perlengkapan, keamanan, dan penyimpanan file.

·         Dokumentasi pengguna. Mengajarkan para pengguna bagaimana untuk mengoperasikan SIA. Tindakan ini termasuk manual prosedur dan bahan pelatihan.

Menguji Sistem

Berikut adalah tiga bentuk pengujian yang umum:

·         Walk-through adalah tinjauan langkah demi langkah atas prosedur atau logika program untuk menentukan logika yang salah, kesalahan, pengabaian, atau masalah lainnya.

·         Uji pengolahan data, termasuk seluruh transaksi valid dan semua kondisi kesalahan yang mungkin, dijalankan untuk menentukan apakah sebuah program beroperasi seperti yang didesain; dengan begitu, transaksi valid ditangani dengan layak serta kesalahan yang terdeteksi dihadapi dengan tepat.

·         Uji penerimaan menggunakan salinan transaksi dan sejumlah file asli dibandingkan hipotesisnya.

Konversi Sistem

Konversi adalah perubahan dari SIA lama ke SIA baru. Banyak elemen yang harus dikonversikan: perangkat keras, perangkat lunak, file data, dan prosedur. Proses tersebut lengkap ketika SIA baru adalah bagian rutin dan berkelanjutan dari sistem. Empat pendekatan konversi digunakan:

·         Konversi langsung,  menghentikan SIA lama ketika SIA yang baru diperkenalkan.

·         Konversi paralel, mengoperasikan sistem lama dan baru secara bersamaan untuk satu periode.

·         Konversi bertahap, secara bertahap menggantikan elemen-elemen dari SIA lama dengan yang baru.

·         Konversi pilot, mengimplementasikan sebuah sistem di satu bagian organisasi, seperti lokasi cabang.

chapter 21 " AIS Development Strategies "

Membeli Perangkat Lunak

Perangkat lunak kalengan (cannned software)­ dijual ke para pengguna dengan persyaratan yang sama. Sistem turnkey (turnkey system) adalah perangkat lunak dan perangkat keras yang dijual dalam bentuk sebuah paket. Vendor memasang sistem dan pengguna “memutar kunci”. Banyak sistem turnkey dibuat oleh vendor yang berspesialisasi pada sebuah industri tertentu, seperti dokter, toko reparasi otomotif, restoran, dan toko eceran.

Perusahaan dapat menyewa perangkat lunak dari penyedia jasa aplikasi (application service provider – ASP) yang mengirim perangkat lunak melalui internet. Hal terebut menyediakan keterskalaan seperti bisnis bertumbuh dan akses global terhadap informasi.

Perusahaan yang membeli perangkat lunak SIA mengikuti siklus hidup pengembang sistem (system Development life cycle – SDLC) normal kecuali hal berikut:

·         Selama desain mesin konseptual, perusahaan menentukan apakah perangkat lunak yang memenuhi persyaratan SIA tersedia dan apabila tersedia apakah membelinya atau membuat sendiri.

·         Beberapa langkah desain fisik, implementasi, dan konversi dapat diabaikan.

Memilih Vendor

Vendor dipilih berdasarkan masukan, dari konferensi, majalah industri, internet, atau dari buku telepon. Pemilihan harus dilakukan secara cermat karena vendor dengan sedikit pengalaman, modal yang tidak cukup, atau produk yang buruk akan menghilang dari bisnis dan meninggalkan para pelanggan serta produk-produknya tanpa solusi atau bantuan. Masalah dapat terjadi bahkan ketika vendor yang ditetapkan  dipilih.

Memperoleh Perangkat Keras dan Perangkat Lunak

 Perusahaan yang membeli sistem yang besar atau kompleks mengirimi vendor dengan sebuah permintaan untuk proposal (request for proposal – RFP), meminta para vendor untuk mengajukan sebuah sistem yang memenuhi kebutuhan perusahaan.

Mengevaluasi Proposal dan Memilih Sebuah Sistem

Kinerja sistem dapat dibandingkan dengan beberapa cara. Masalah benchmark(benchmark problem) adalah suatu tugas khusus input, pemrosesan, dan output atas SIA baru yang akan dijalankan. Penskoran poin (point scoring) memberikan sebuah bobot untuk setiap kriteria evaluasi berdasarkan kepentingannya. Untuk masing-masing kriteria, para vendor diberi skor berdasarkan seberapa baik proposal mereka memenuhi persyaratan dan total skor terbobot dibandingkan. Penentuan biaya persyaratan(requirement costing) mengestimasikan biaya pembelian atau pengembangan fitur-fitur yang tidak tersedia. Total biaya SIA yang merupakan biaya pemerolehan sistem tersebut dan biaya pengembangan fitur-fitur yang tidak tersedia, menyediakan sebuah basis setara untuk pembandingan sistem.

Pengembangan oleh Departemen Sistem In-House 

Organisasi mengembangkan perangkat lunak yang dibuat khusus (costum software) ketika dengan melakukannya akan memberikan sebuah keunggulan kompetitif yang signifikan. Memberikan sedikit manfaat untuk sistem penggajian atau piutang yang ditulis sesuai kebutuhan, sementara mungkin memberikan manfaat signifikan untuk perangkat lunak yang canggih, manajemen persediaan just-in-time atau produksi produk.

Perangkat Lunak yang Dikembangkan Pengguna Akhir

Komputasi pengguna akhir (end-user computing – EUC) merupakan pengembang, pengguna dan pengendali terus-menerus atas sistem informasi berbasis komputer oleh para pengguna. Komputasi pengguna akhir terdiri dari orang-orang yang menggunakan TI untuk memenuhi kebutuhan informasi mereka daripada bergantung pada para profesional sistem.

Keuntungan dan Kerugian Komputasi Pengguna Akhir

EUC menawarkan keuntungan sebagai berikut:

·         Penciptaan, pengendalian, dan implementasi pengguna.

·         Sistem yang memenuhi kebutuhan pengguna

·         Ketepatan waktu

·         Membebaskan sumber  data sistem

·         Fleksibilitas dan kemudahan penggunaan

Terdapat pula kekurangan yang signifikan untuk EUC dan mengeliminasi keterlibatan para analis dan pemrogram dalam proses pengembangan:

·         Kesalahan logika dan pengembangan

·         Aplikasi uang diuji dengan tidak layak

·         Sistem yang tidak efisien

·         Sistem yang dikendalikan dan didokumentasikan dengan buruk

·         Sistem yang tidak kompatibel

·         Duplikasi sistem dan data; sumber daya yang terbuang

·         Peningkatan biaya

Mengalihdayakan Sistem

Pengalihdayaan (outsourcing ) adalah mempekerjakan sebuah perusahan luar untuk mengani seluruh atau sebagian aktivitas pengolahan data organisasi.

Keuntungan da Kerugian Pengalihdayaan

Terdapat beberapa keuntungan signifikan atas pengalihdayaan:

·         Sebuah solusi bisnis

·         Pemanfaatan aset

·         Akses pada keahlian yang lebih besar dan teknologi yang lebih baik

·         Biaya lebih rendah

·         Lebih sedikit waktu pengembangan

·         Eliminasi penggunaan maksimal dan rendah

·         Memfasilitasi perampingan

Perusahaan yang melakukan pengalihdayaan sering mengalami beberapa kekurangan sebagai berikut:

·         Ketidakflesibilitas

·         Hilangnya pengendalian

·         Mengurangi keuntungan kompetitif

·         Sistem yang terkunci

·         Tujuan yang tak terpenuhi

·         Layanan yang buruk

·         Peningkatan risiko

Prototyping

Prototyping adalah sebuah pendekatan desain sistem yang berbeda dalam suatu model kerja disederhanakan yang tengah dikembangkan. Para pengembang yang menggunakan prototipe masih melalui SDLC, tetapi prototipe memungkinkan mereka untuk memadatkan dan mempercepat beberapa tugas analis dan desain. Prototipe membantu mengetahui kebutuhan pengguna dan membantu para pengembang serta pengguna membuat keputusan desain konseptual dan fisik.

Kapan Menggunakan Prototyping

Prototyping sesuai ketika da tingkat ketidakpastian yang tinggi, tidak jelas pertanyaan apa yang ditanyakan, SIA tidak dapat dengan jelas divisualisasikan, atau ada kemungkinan tinggi untuk gagal.  

Keuntungan Prototyping

Prototyping memiliki keuntungan sebagai berikut:

·         Definisi yang lebih baik atas kebutuhan pengguna

·         Keterlibatan dan kepuasan pengguna yang lebih tinggi

·         Waktu pengembangan yang lebih cepat

·         Lebih sedikit kesalahan

·         Lebih banyak peluang bagi perubahan

·         Lebih murah

Kerugian Prototyping

Prototyping memiliki kerugian sebagai berikut:

·         Waktu penggunaan yang signifikan

·         Penggunaan yang kurang efisien atas sumber daya sistem

·         Pengujian dan dokumentasi yang tidak cukup

·         Reaksi perilaku yang negatif

·         Pengembangan tanpa akhir

Rekayasa Perangkat Lunak Dibantu Komputer

Rekayasa (atau sistem) perangkat lunak dibantu komputer (computer-aided software for system – CASE) adalah sebuah paket alat-alat terintegrasi yang digunakan oleh para pendesain ahli untu membantu merencanakan, menganalisis, mendesain, memprogram, dan memelihara sebuah sistem informasi.

Alat-alat CASE menyediakan sejumlah keuntungan penting :

·         Peningkatan produktivitas

·         Peningkatan kualitas program

·         Penghematan biaya

·         Peningkatan prosedur pengendalian

·         Dokumentasi yang disederhanakan

Beberapa masalah yang lebih serius dengan teknologi CASE meliputi:

·         Inkompatibilitas

·         Biaya

·         Ekspektasi yang tidak terpenuhi

chapter 20 " Introduction to System Development and System Analysis "

Perusahaan-perusahaan mengubah sistem mereka untuk mengubah sistem mereka untuk alasan sebagai berikut:

·         Perubahan pada kebutuhan pengguna atau bisnis

·         Perubahan teknologi

·         Peningkatan proses bisnis

·         Keunggulan kompetitif

·         Peningkatan produktivitas

·         Integrasi sistem

·         Umur sistem dan kebutuhan pengganti

Pengembangan Sistem

Para Pemain

Sejumlah orang harus bekerja sama untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sebuah SIA dengan sukses.

1.      Manajemen. Peran manajemen sistem yang paling penting dari manajemen adalah menekankan pentingnya melibatkan para pengguna dalam proses tersebut, memberi dukungan dan dorongan untuk proyek pengembangan, dan menyelaraskan sistem dengan strategi-strategi korporasi.

2.      Pengguna. Para pengguna SIA mengomunikasikan informasi yang dibutuhkan ke pengembang sistem .

3.      Panitia Pengarah Sistem Informasi. Sebuah panitia pengarah sistem informasi tingkat eksekutif merencanakan dan mengawasi fungsi sistem informasi. Panitia ini terdiri atas manajemen tingkat tinggi, seperti kontrolir dan sistem dan manajemen departemen pengguna.

4.      Tim Pengembang Proyek. Setiap proyek pengembangan memiliki sebuah tim analisis dan spesialis sistem, manajer, akuntan, dan pengguna untuk memandu pengembangan. Para anggota tim merencanakan tiap proyek, mengawasinya untuk memastikan penyelesaian yang tepat waktu dan biaya efektif, memastikan pertimbangan layak diberikan ke elemen manusia, serta mengomunikasikan status proyek ke manajemen puncak dan panitia pengarah.

5.      Analis dan Pemrograman Sistem. Analis sistem membantu para pengguna menentukan kebutuhan informasi mereka, mempelajari sistem yang ada dan mendesain sistem baru, serta menyiapkan spesifikasi yang digunakan oleh pemrograman komputer. Pemrogram komputer membuat dan menguji sejumlah pemrogram menggunakan spesifikasi yang dikembangkan oleh analis. Mereka juga memodifikasi dan merawat program komputer yang sudah ada.

6.      Para Pemain Eksternal. Para pelanggan, penjual, auditor eksternal, dan entitas pemerintah memainkan sebuah peran dalam pengembangan sistem.

Merencanakan Pengembangan Sistem

Dua rencana pengembangan sistem yang diperlukan:

1.      Rencana pengembangan proyek. Sebuah rencana pengembangan proyek disiapkan oleh tim proyek, berisi sebuah analisis biaya-manfaat, persyaratan pengembangan dan kebutuhan operasional, serta sebuah daftar aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk mengembangkan dan mengoperasikan aplikasi baru tersebut.

2.      Rencana Induk. Sebuah rencana induk jangka, disiapkan oleh panitia pengarah sistem informasi, menentukan sistem tersebut akan berisi apa saja, bagaimana sistem akan dikembangkan, siapa yang akan mengembangkannya, bagaimana sumber daya yang dibutuhkan akan diperoleh, dan kemana SIA tersebut ditujukan.

Teknik-teknik Perencanaan

PERT dan bagan Gantt adalah teknik-teknik untuk menentukan waktu dan mengawasi aktivitas-aktivitas pengembangan sistem. Program Evaluation and Review Technique(PERT) adalah sebuah cara untuk merencanakan, mengembangkan, mengoordinasikan, mengendalikan, dan menentukan waktu dari aktivitas-aktivitas pengembangan sistem; seluruh aktivitas serta contoh dan hubungan selanjutnya di antara aktivitas-aktivitas tersebut, diidentifikasi dan ditujukan pada sebuah diagram PERT. Jalan kritis adalah jalur PERT yang mensyaratkan jumlah waktu terbesar untuk menyelesaikan sebuah proyek; jika sebuah aktivitas jalur kritis tertunda, seluruh proyek tertunda. Bagan Ganttadalah sebuah grafik batang yang digunakan untuk perencanaan proyek.

Analisis Kelayakan

Sebuah studi kelayakan adalah sebuah penyelidikan untuk menentukan apakah praktis untuk mengembangkan sebuah aplikasi atau sistem baru. Ada lima aspek penting yang dipertimbangkan selama studi kelayakan, yaitu:

1.      Kelayakan ekonomi

2.      Kelayakan teknis

3.      Kelayakan hukum

4.      Kelayakan penjadwalan

5.      Kelayakan operasional

Penganggaran Modal: Menghitung Kelayakan Ekonomi

Banyak organisasi yang saat ini menggunakan teknik pengembalian-atas-investasi penganggaran modal untuk mengevaluasi manfaat ekonomi atas alternatif. Berikut ini adalah 3 teknik penganggaran modal yang paling umum digunakan:

1.      Payback period

2.      Net present value (NPV)

3.      Internal rate of return (IRR)

Mengapa Masalah Perilaku Terjadi

Pandangan individu atas perubahan, entah baik atau buruk, biasanya bergantung pada bagaimana individu tersebut secara pribadi terpengaruh oleh perubahan. Untuk meminimalkan reaksi perilaku yang tidak baik, seseorang harus memahami mengapa perlawanan terjadi. Beberapa faktor yang lebih penting termasuk berikut ini:

·         Ketakutan

·         Dukungan manajemen puncak

·         Pengalaman dengan perubahan sebelumnya

·         Komunikasi

·         Sifat perubahan yang mengganggu

·         Cara perubahan diperkenalkan

·         Bias dan emosi

·         Karakteristik dan latar belakang pribadi

Bagaimana Orang-orang Menentang Perubahan

Masalah perilaku dimulai ketika orang-orang menemukan sebuah perubahan yang sedang dipertimbangkan. Perlawanan biasanya berupa salah satu dari ketiga bentuk ini:

·         Agresi

·         Proyeksi

·         Penghindaran

Menegah Masalah Perilaku

Unsur manusia, biasanya merupakan masalah paling signifikan yang dihadapi sebuah perusahaan dalam mengimplementasikan sebuah sietem, dapat ditingkatkan dengan mengamati panduan sebagai berikut:

·         Memperoleh dukungan manajemen

·         Memenuhi kebutuhan pengguna

·         Melibatkan pengguna

·         Menghilangkan ketakutan, dan menekankan peluang-peluang baru

·         Menghindari emosionalisme

·         Memberikan pelatihan

·         Memeriksa ulang evaluasi kinerja

·         Menjalin lini komunikasi yang terbuka

·         Menguji sistem

·         Menjaga sistem tetap sederhana, dan perlakuan sistem seperti manusia

·         Mengendalikan ekspektasi pengguna