chapter 13 " The Expenditure Cycle: Purchasing to Cash Disbursements "

dalam postingan ini saya akan membahas Sistem Informasi Akuntansi tentang The Expenditure Cycle: Purchasing to Cash Disbursements. Selamat membaca ^^ 

definisi siklus pengeluaran

siklus pengeluaran adalah serangkaian kegiatan bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa

tujuan perancangan SIA
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk mengurangi biaya total perolehan dan pemeliharaan persediaan, persediaan, dan layanan yanous yang perlu berfungsi oleh organisasi.


sistem yang harus dibangun untuk sistem pengeluaran

keputusan yang harus dibuat oleh manajemen untuk siklus pengeluaran
Untuk mencapai tujuan ini, manajemen harus membuat keputusan kunci berikut :

• Berapa tingkat persediaan dan persediaan yang optimal untuk dibawa?
• Pemasok mana yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik?
• Bagaimana organisasi dapat mengkonsolidasikan pulchases di seluruh unit untuk mendapatkan harga optimal?
• Bagaimana teknologi informasi (TI) dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan aicuracy dari fungsi logistik masuk?
• Bagaimana organisasi dapat mempertahankan uang tunai yang cukup untuk mengambil adyantage dari setiap penawaran persediaan?
• Bagaimana pembayaran ke vendor dikelola untuk memaksimalkan arus kas?

aktivitas utama dalam siklus pengeluaran

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan diatas memandu bagaimana suatu organisasi melakukan empat kegiatan siklus pengeluaran dasar:

• Memesan bahan, persediaan, dan layanan
• Menerima marerial. persediaan, dan layanan
• Menyetujui invoice pemasok
• Pencairan tunai

perbandingan siklus penerimaan dan pengeluaran

Process

Seperti kebanyakan organisasi besar, AOE menggunakan sistem enterprise resouce planing (ERP). Gambar 13-3 menunjukkan bagian dari sistem ERP. Yang mendukung kegiatan bisnis siklus pengeluaran AOE. Meskipun Gambar menunjukkan bahwa departemen pengendalian persediaan AOE memiliki tanggung jawab utama untuk memastikan jumlah bahan dan persediaan yang memadai, setiap departemen dapat mengajukan permintaan untuk membeli barang. Setelah permintaan pembelian disetujui, sistem akan mencari file induk inventaris untuk mengidentifikasi pemasok pilihan untuk item itu. Sistem kemudian membuat pesanan pembelian yang dikirim ke pemasok melalui EDI. (Jika perlu, salinan kertas dicetak dan dikirim.) Departemen penerima memiliki akses ke file pesanan pembelian terbuka sehingga dapat merencanakan dan memverifikasi validitas pengiriman. Utang akun diberitahu tentang pesanan sehingga dapat merencanakan untuk menunggu komitmen keuangan. Departemen yang menghasilkan permintaan pembelian juga diberitahu bahwa permintaannya telah disetujui.
Pemasok utama mengirimkan pemberitahuan elektronik pengiriman yang akan datang, yang memungkinkan AOE merencanakan untuk memiliki staf yang memadai untuk memproses pengiriman yang masuk di gudangnya. Ketika pengiriman tiba, pekerja dermaga penerima menggunakan sistem pemrosesan permintaan untuk memverifikasi bahwa pesanan diharapkan dari pemasok itu. Sebagian besar pemasok bar-kode atau RFID menandai produk mereka untuk memfasilitasi penghitungan barang. Menerima pekerja dermaga memeriksa barang dan menggunakan terminal online untuk memasukkan informasi tentang kuantitas dan kondisi barang yang diterima. Waktu pengiriman yang tepat juga dicatat untuk membantu mengevaluasi kinerja vendor. Sistem memeriksa data tersebut dengan pesanan pembelian terbuka, dan setiap perbedaan akan segera ditampilkan di layar sehingga dapat diselesaikan.
Setelah transfer barang ke gudang, petugas toko persediaan memverifikasi jumlah barang dan memasukkan data itu ke dalam sistem. Untuk pemasok yang tidak mengirim faktur, sistem secara otomatis menjadwalkan pembayaran sesuai dengan persyaratan yang disepakati ketika pesanan ditempatkan. Pegawai yang dibayar hutang memasukkan informasi dari pemasok yang mengirim EDI, dan terkadang kertas, faktur. Sistem kemudian membandingkan faktur pemasok dengan informasi yang terdapat dalam pesanan pembelian dan laporan penerimaan untuk memastikan keakuratan dan validitas. Untuk pembelian pasokan atau layanan yang biasanya tidak melibatkan pesanan pembelian dan menerima laporan, faktur tersebut diserahkan kepada pengawas yang sesuai untuk disetujui. Faktur pemasok itu sendiri juga diperiksa untuk akurasi matematis. Sistem ini secara otomatis menjadwalkan faktur untuk pembayaran pada tanggal jatuh tempo.
AOE, seperti kebanyakan companie !, menggunakan pemrosesan batch untuk membayar para pemasoknya. Setiap hari, treasuret menggunakan proses penyelidikan untuk meninjau kembali faktur yang jatuh tempo dan menyetujui mereka untuk pembayaran. AOE melakukan pembayaran kepada beberapa pemasok lamanya menggunakan FEDI tetapi masih mencetak cek kertas untuk banyak pemasok yang lebih kecil. Ketika pembayaran EFT dikreditkan atau cek dicetak, sistem memperbarui hutang, faktur terbuka, dan file buku besar 'Untuk setiap pemasok, total semua voucher dijumlahkan, dan jumlah itu diserap dari bidang saldo di catatan file induk pemasok itu. Pesanan pembelian yang relevan dan menerima laporan ditandai untuk menandai bahwa transaksi tersebut telah dibayar. Invoice yang dibayarkan kemudian dihapus dari file open-inyoice. Saran pembayaran ulang disiapkan untuk setiap pemasok, yang mencantumkan setiap faktur yang dibayar dan jumlah diskon atau tunjangan apa pun yang diambil 'Untuk pembayaran yang dilakukan oleh EFT, data pengiriman menyertai pembayaran TDE sebagai bagian dari paket FEDI Untuk pembayaran yang dilakukan dengan cek, saran pengiriman uang yang dicetak menyertai pemeriksaan yang ditandatangani Setelah semua transaksi pencairan telah diproses, sistem menghasilkan entri jurnal rangkuman, mendebit hutang dan mengkredit uang tunai, dan memposting entri itu ke buku besar.
Ulasan kasir memeriksa dokumen pendukung dan kemudian menandatanganinya. Cek di atas jumlah yang ditentukan juga memperoleh tanda tangan kedua oleh bendahara atau manajer lain yang berwenang. kasir thert mengirimkan cek yang ditandatangani dan pengiriman uang kepada pemasok transaksi EFT juga dilakukan oleh kasir dan ditinjau oleh bendahara.
Akses yang mudah untuk informasi terbaru yang akurat memungkinkan manajer untuk memantau kinerja dengan ketat. Namun, kualitas keputusan tergantung pada keakuratan informasi dalam database. Kami tidak akan membahas ancaman umum yang terkait dengan kegiatan siklus pengeluaran dan menjelaskan kontrol yang dapat memitigasi mereka.



MRP dan JIT
Materials requirements planning (MRP) berusaha untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan ketepatan teknik peramalan untuk memenuhi jadwal pembelian untuk memenuhi kebutuhan produksi. Sebagai contoh, departemen perencanaan produksi dari sebuah perusahaan yang menggunakan MRP akan menyiapkan jadwal rinci yang menentukan jumlah masing-masing produk jadi untuk manufacture dalam jangka waktu tertentu, seperti tiga bulan berikutnya, berdasarkan data perkiraan penjualan. Jadwal ini dan spesifikasi teknik untuk setiap produk mengidentifikasi jumlah bahan baku, suku cadang, dan persediaan yang dibutuhkan dalam produksi dan titik waktu ketika mereka akan dibutuhkan. Ini, sistem MRP mengurangi ketidakpastian tentang kapan bahan baku diperlukan dan oleh karena itu memungkinkan perusahaan untuk membawa persediaan kurang.
Sistem persediaan just-in-time (JIT) mencoba untuk meminimalkan, jika tidak benar-benar menghilangkan, inventaris barang jadi dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan aktual, bukannya perkiraan. Akibatnya, sistem JIT ditandai dengan pengiriman yang sering sejumlah kecil bahan, suku cadang, dan pasokan langsung ke lokasi spesifik yang membutuhkannya ketika diperlukan, dan bukan oleh pengiriman massal yang tidak terukur di pusat penerimaan dan fasilitas penyimpanan. Oleh karena itu, pabrik yang menggunakan sistem JIT akan memiliki beberapa dermaga penerima, masing-masing ditugaskan untuk menerima pengiriman barang yang dibutuhkan di pusat pekerjaan terdekat.
Perbedaan utama antara sistem MRP dan JIT adalah penjadwalan produksi.


voucher sistem dan nonvoucher sistem
Ada dua cara untuk memproses faktur pemasok, yang disebut sebagai sistem non-voucher dan voucher sistem. Dalam sistem non-voucher, setiap faktur yang disetujui (bersama dengan dokumentasi penyuplai) diposkan ke catatan masing-masing pemasok dalam file hutang dagang dan kemudian disimpan dalam faktur terbuka. Ketika cek ditulis untuk membayar faktur, sistem voucher dihapus dari file faktur terbuka, faktur ditandai dibayar, dan kemudian paket voucher disimpan dalam file faktur berbayar. voucher sistem, dokumen tambahan disebut voucher pencairan juga bagus ketika faktur pemasok disetujui untuk pembayaran. Voucher pencairan mengidentifikasi pemasok, daftar faktur terutang, dan menunjukkan jumlah bersih yang harus dibayarkan setelah 'mengurangi tunjangan diskon yang berlaku.


ERS
Pilihan lainnya adalah menghilangkan faktur vendor. Lagi pula, untuk sebagian besar pembelian berulang, perusahaan tahu harga barang dan jasa pada saat mereka dipesan. Dengan demikian, segera setelah kuitansi barang atau jasa diverifikasi, semua informasi yang diperlukan untuk membayar pemasok sudah diketahui. Pendekatan "invoiceless" ini disebut, evaluil receipt settlement (ERS).



procurement card 
Kartu pengadaan adalah kartu kredit korporat yang dapat digunakan oleh karyawan hanya di pemasok yang ditunjuk. untuk membeli jenis barang tertentu, Batas pengeluaran dapat ditetapkan untuk setiap kartu. Selain itu, nomor rekening pada setiap kartu pengadaan dapat dipetakan ke akun buku besar umum tertentu, seperti perlengkapan kantor, kartu pengadaan menyederhanakan utang piutang karena perusahaan menerima satu pernyataan bulanan yang menjumlahkan pembelian non-inventaris berdasarkan kategori akun. Kartu pengadaan juga meningkatkan efisiensi proses pencairan uang tunai karena perusahaan hanya perlu melakukan satu pembayaran untuk semua pembelian non-inventaris selama periode waktu tertentu, daripada melakukan pembayaran terpisah ke berbagai pemasok. Akhirnya, perbaikan dramatis dapat menghasilkan hasil yang sama dengan proses hutang itu sendiri.