Chapter 10 "Information systems Controls for System Reliability Part 3: Processing Integrity and Availability"

dalam postingan ini saya akan membahas Sistem Informasi Akuntansi tentang Information systems Controls for System Reliability Part 2: Confidentiality and Privacy. Selamat membaca ^^ 

prinsip perancangan dokumen yang baik

1. Semua dokumen sumber harus diurutkan secara berurutan. Prenumbering meningkatkan kontrol dengan memungkinkan untuk memverifikasi bahwa tidak ada dokumen yang hilang. (Untuk membatasi ini, pertimbangkan kesulitan yang Anda miliki dalam menyeimbangkan rekening cek Anda jika tidak ada cek Anda diberi nomor.) Ketika dokumen data sumber berurutan yang sudah diberi nomor digunakan, sistem harus diprogram untuk mengidentifikasi dan melaporkan dokumen sumber yang hilang atau duplikat.
2. Dokumen turnaround adalah record dari data perusahaan yang dikirim ke pihak eksternal dan  dibawa kembali oleh pihak ekstemal ke sistem sebagai input. Dokumen Tumaround disiapkan dalam bentuk yang dapat dibaca mesin untuk memudahkan pemrosesan selanjutnya sebagai catatan masukan. Contohnya adalah tagihan utilitas yang dibaca perangkat scaaning khusus ketika tagihan dikembalikan dengan pembayaran. Dokumen tumaround meningkatkan akurasi dengan menghilangkan potensi input eror ketika memasukkan data secara manual.

cancellation and storage of source dokumen 

Dokumen sumber yang telah dimasukkan ke dalam sistem harus dibatalkan sehingga mereka tidak dapat secara tidak sengaja atau dengan curang masuk kembali ke sistem. Dokumen kertas harus dirusak, misalnya, dengan mencap mereka "dibayar." Dokumen elektronik dapat juga "dibatalkan" dengan menetapkan bidang bendera untuk menunjukkan bahwa dokumen telah diproses. Catatan. Calcellation tidak mengambang, berarti pembuangan. Dokumen sumber asli (atau gambar elektroniknya) harus disimpan selama diperlukan untuk memenuhi persyaratan hukum dan peraturan dan menyediakan jejak audit.

cara - cara pengendalian penginputan data

KONTROL ENTRI DATA Dokumen sumber harus dipindai untuk masuk akal dan kepatutan sebelum dimasukkan ke dalam sistem. Namun, contol manual ini harus dilengkapi dengan kontrol entri data otomatis, seperti berikut:

• field check menentukan apakah chamcer di fleld memiliki tipe yang tepat. Misalnya, pemeriksaan pada freld yang seharusnya hanya berisi nilai numerik, seperti kode pos AS, akan menunjukkan kesalahan jika mengandung karakter alfabetik.
• A sign check menentukan apakah data di bidang memiliki tanda adhmetika yang sesuai. Misalnya, bidang urutan kuantitas tidak boleh negatif. 
• A limit check menguji jumlah numerik terhadap nilai tetap. Misalnya, bidang kerja houn biasa dalam input penggajian mingguan harus kurang dari atau sama dengan 40 jam, Demikian pula, bidang upah per jam harus lebih besar dari atau sama dengan upah minimum.
• A range check menguji apakah jumlah numerik jatuh antara batas bawah dan atas yang telah ditentukan sebelumnya. Misalnya, promosi pemasaran mungkin diarahkan hanya untuk prospek dengan pendapatan antara $ 50.000 dan $ 99,999.
• A size check memastikan bahwa data masukan akan masuk ke bidang yang ditetapkan. Misalnya, nilai 458,976,253 tidak akan masuk dalam bidang delapan digit.
• A completeness check pada setiap catatan masukan menentukan apakah semua item data yang diperlukan telah dimasukkan. Misalnya, catatan transaksi penjualan tidak boleh diterima untuk diproses kecuali mereka menyertakan alamat pengiriman dan penagihan pelanggan.
• A validity check membandingkan kode ID atau nomor akun dalam data transaksi dengan data serupa di file master untuk memverifikasi bahwa akun tersebut ada. Misalnya, jika nomor produk 65432 dimasukkan pada pesanan penjualan, komputer harus memverifikasi bahwa memang ada produk 65432 dalam basis data insvenrory.
• A reasonableness test menentukan keefektifan hubungan logis antara dua item data. Misalnya, jam lembur harus nol untuk seseorang yang belum bekerja jumlah jam reguler maksimum dalam periode pembayaran.
• Nomor lD resmi (seperti nomor karyawan) dapat berisi digit cek yang dihitung dari digit lainnya. Sebagai contoh, sistem dapat menugaskan setiap karyawan baru nomor sembilan digit, lalu menghitung digit kesepuluh dari sembilan asli dan menambahkan angka yang dihitung ke angka sembilan asli untuk membentuk nomor ID sepuluh digit. Perangkat entri data kemudian dapat diprogram untuk melakukan verifikasi cek digit dengan menggunakan sembilan digit pertama untuk menghitung digit ke sepuluh setiap kali nomor ID dimasukkan. Jika kesalahan dibuat dalam salah satu dari sepuluh digit, perhitungan yang dibuat pada sembilan digit pertama tidak akan cocok dengan digit kesepuluh, atau periksa digit.

hal - hal yang terkait dengan batch processing 

• Pemrosesan batch bekerja lebih efisien jika tansactions diredam sehingga akun-akun terkena busur dalam urutan yang sama seperti rekaman dalam file master. Sebagai contoh, pemrosesan batch akurat dari penjualan txansactions untuk memperbarui saldo akun pelanggan mensyaratkan bahwa ftansactions pertama disortir oleh nomor akun pelanggan. Sebuah tes pemeriksaan berurutan dimana kumpulan data input berada dalam urutan numerik atau alfabet yang tepat.
• Log eror yang mengidentifikasi input data enors (tanggal, penyebab, prcblem) memfasilitasi peninjauan yang tepat waktu dan pengiriman kembali halsaetions yang canlot diproses.
• jumlah batch, summerize nilai penting untuk batch catatan input. Berikut ini adalah 3 jumlah batch yang umum digunakan:

1. Total finansial menjumlahkan bidang yang berisi nilai-nilai moneter, seperti total dolar jumlah semua penjualan untuk batch tansactions penjualan.
2. Sebuah hash total menjumlahkan bidang numerik nonfinansial, seperti total kuantitas yang dipesan di lapangan dalam transaksi penjualan.
3. hitungan rekaman adalah jumlah catatan dalam satu kelompok.

Jumlah batch ini dihitung dan disimpan oleh sistem ketika data awalnya dimasukkan. Mereka akan dihitung ulang nanti untuk memverifikasi bahwa semua input diproses dengan benar.

additional online data entry control

• Prompting, Jika sistem meminta setiap item data masukan dan menunggu respons yang dapat diterima, memastikan bahwa semua data yang diperlukan dimasukkan (yaitu, meminta adalah pemeriksaan kelengkapan online).
• Closeil-loop verification memeriksa keakuratan input data dengan menggunakannya untuk mengambil dan menampilkan informasi terkait lainnya. Misalnya, jika juru tulis memasukkan nomor akun, sistem dapat mengambil dan menampilkan nama accourt sehingga pengguna dapat memverifikasi bahwa nomor accoult yang benar telah dimasukkan.
• Log transaksi menyertakan catatan rinci dari semua transaksi, termasuk pengenal transaksi unik, tanggal dan waktu masuk, dan siapa yang memasuki hansaction. Jika file online rusak, log transaksi dapat digunakan untuk mengembalikan file. Jika malfungsi untuk sementara mematikan sistem, log transaksi dapat digunakan untuk memastikan bahwa transaksi tidak hilang atau entercd dua kali.